Wiki eIntranet

Možnost vytvoření si vlastního formuláře pro předkládání žádostí ve firmě v elektronické podobě představuje značnou úsporu času zaměstnanců i finančních prostředků firmy. Jednak se snižuje náročnost administrativy tím, že odpadá nutnost manipulace s tištěnými verzemi žádostí a jednak se zrychluje schvalovací proces jako takový – vyplnění elektronické podoby formuláře a jeho následné schválení je mnohem méně časově náročné.

 

Firemní žádosti,

resp. firemní formuláře mohou být rozličné – např. žádost o vzdělávání, pracovní pomůcky, finance či neplacené volno. Pro firmu je pak jednoznačně přínosné, pokud si pro zažádání o relevantní „věc“ může snadným a efektivním způsobem vytvořit vlastní formulář – stejný pro všechny zaměstnance, avšak respektující potřeby dané firmy.

Po vytvoření formuláře, který pak žadatel elektronicky vyplní, je dalším krokem nastavení schvalovacího procesu. Schválení žádosti může být jedno či více kolové – žádost může schválit třeba jen přímý nadřízený pracovník nebo ji může přímý nadřízený pracovník pouze doporučit či nedoporučit ke schválení a následně ji elektronicky předat nejvyššímu nadřízenému pracovníkovi ke schválení.

Také způsob schvalování může být rozličný – buď může být formulář vytvořený tak, že se žádost schválí/neschválí odkliknutím ano/ne, nebo je nutné pro schválení žádosti vyplnit schvalovací formulář. Tento formulář je možné si v aplikacích, které umožňují vytváření formulářů ke schválení, opět vytvořit dle firemních potřeb.

Výhodou elektronických systémů pro předkládání žádostí je, že o každému kroku, který bys se žádostí proveden, je evidován záznam, díky čemuž je dohledatelná kompletní historie záznamu.

Dále bývá, v případě elektronické podoby žádostí, usnadněna možnost třídění žádostí – přehledně je pak možné si nechat zobrazit všechny žádosti, žádosti čekající na vyplnění/doplnění, žádosti čekajících na schválení a zamítnuté žádosti.

Aplikací umožňujících vytváření vlastních firemních formulářů a nastavení schvalovacího procesu dle potřeb firmy není mnoho. Lze však najít takové aplikace, které jsou součástí dalších praktických pomocníků pro usnadnění řízení firem – např. elektronické zadávání úkolů, elektronické schvalování dovolených či elektronické evidence vozidel.

Efektivně nastavený proces schvalování dokumentů ve firmě výrazně usnadní a zrychlí administraci spojenou se schvalováním firemní dokumentace. Možnost schvalování dokumentů v elektronické podobě s sebou navíc přináší výraznou úsporu času i finančních prostředků.

Elektronické schvalování dokumentů

může být praktickým pomocníkem pro zajištění přehledného oběhu jakýchkoliv firemních dokumentů – např. nabídek, objednávek, smluv, předpisů apod. Díky elektronické podobě schvalování odpadá nutnost složitější manipulace s papírovými dokumenty a přehledně se zapisují jednotlivé schvalovací kroky, které byly s dokumentem podniknuty.

Jak může vypadat efektivně nastavený proces elektronického schvalování dokumentů ve firmě? Osoba, která spravuje elektronické schvalování dokumentů po technické stránce, vytvoří pro Vaši společnost jednotlivé typy dokumentů, které budou schvalovány – např. smlouvy, nabídky, objednávky – přiřadí k nim práva uživatelů, kteří je mohou zadávat – to mohou být např. asistentky, účetní, ekonomové – a uživatele, kteří je mohou schvalovat (vedoucí či jiní nadřízení pracovníci). Dokument pak v rámci elektronického schvalování absolvuje proces vložení, schválení/zamítnutí a je v systému nadále evidován i s poznámkami k jednotlivým krokům.

S takto nastaveným workflow je možné řešit libovolné procesy schvalování rozličných typů dokumentů v několikastupňové hierarchii podle firemní struktury a podle požadavků společnosti.

V současné době existují různé aplikace, které elektronické schvalování dokumentů umožňují. V rámci pokročilejších aplikací je možné nalézt nejen funkci pro elektronické schvalování dokumentů, ale např. elektronické zadávání úkolů, sdílené kalendáře, sdílené firemní dokumenty a další důležité funkce, které výrazně zefektivní provoz Vaší firmy.

Využívání firemních vozidel je pro zajištění provozu organizace a výkon pracovních činností zaměstnanců často téměř nezbytností. I jednoduchý systém pro správu důležitých informací souvisejících s provozem firemních vozidel může přinést značnou úsporu času zaměstnanců, kteří mají vozový park na starosti, i finančních prostředků firmy jako takové.

Evidence vozidel

v elektronické podobě slouží k efektivní a přehledné správě všech podstatných údajů souvisejících s provozem firemních vozidel. Propracovanější systémy nejen umožňují evidovat důležité informace, ale také automaticky hlídají konec platnosti důležitých termínů – systém Vás tak může s předstihem upozornit na to, že se blíží konec platnosti technické prohlídky, pojištění, tankovací karty, použitelnosti lékárničky apod.

Evidovat je možné nejrůznější informace o vozidle, jako např. základní údaje o vozidle (SPZ, název vozidla, interní označení, VIN, rok výroby apod.), údaje o dálničních známkách (pro které státy má vozidlo dálniční známku, termín platnosti dálniční známky), pojištění (název pojišťovny, číslo smlouvy povinného ručení, číslo smlouvy havarijního pojištění, platnost pojistky), reflexních vestách (počet reflexních vest, případně barva), tankovacích kartách (typ a číslo karty, PIN, platnost karty) a pneumatikách (aktuálně přezuto na, datum přezutí, termín nákupu pneu).

Softwarů umožňujících elektronickou evidenci vozidel je možné nalézt celou řadu. Pokročilejší aplikace umožňují např. nastavení odlišných přístupových práv pro různé uživatele (jiná práva pro běžné uživatele, jiná pro správce vozového parku a jiná třeba pro vedoucí pracovníky). Dále je možné nalézt aplikace, v nichž je evidence vozidel jednou ze součástí celého praktického systému usnadňující provoz a řízení firem (vedle evidence vozidel tak můžete mít v jednom balíčku např. evidenci majetku, cestovní příkazy, knihy jízd).

Možnost rychlého a spolehlivého předávání informací zaměstnancům je nezbytnou součástí pro efektivní fungování každé firmy. V současné době si firmy mohou zvolit, zda si osvědčený způsob pro předávání informací nastaví vlastními technickými silami nebo zda využijí některý z osvědčených elektronických nástrojů, které jsou momentálně na trhu.  

Rychlé předávání informací zaměstnancům

a sdílení novinek jednoznačně podporuje lepší informovanost zaměstnanců a přispívá k jejich sounáležitosti se společností. Tím, že firma vytvoří jednotné místo, ideálně dostupné kdykoliv a odkudkoliv pro všechny zaměstnance, kde mohou být vyvěšovány například provozní informace, jako jsou termíny, úkoly, oznámení apod., zamezí případným omylům plynoucím z neinformovanosti zaměstnanců, a navíc přispěje k otevřené vnitrofiremní komunikaci a umožní přehledné a kontinuální předávání informací mezi zaměstnanci.

Další výhodou elektronického prostoru pro sdílení informací mezi zaměstnanci je jeho časová i finanční hospodárnost – odpadá nutnost kolování papírových oběžníků, sepisování e-mailů, obtelefonovávání apod.

Elektronické systémy, které slouží k informování zaměstnanců by však měly být hlavně spolehlivé a přehledné. Zaměstnanec by po přihlášení do systému měl ihned vidět, kolik nových novinek od jeho posledního přihlášení bylo zadáno, a o zadání nové novinky může být informován také prostřednictvím e-mailu. Novinky by z důvodu lepší orientace mělo být možné také třídit dle různých kategorií.

Pokud se firma rozhodne pro zřízení takového prostoru s využitím některého elektronického nástroje, musí také rozvážit, zda bude v rámci firemního provozu třeba nastavit, aby měli přístup k novinkám všichni uživatelé nebo kdo bude mít právo novinky zapisovat.

Důležitou funkcí je také možnost zadání termínových aspektů novinek, tj. zobrazení novinek od-do nebo neomezeně, či možnost zadání data platnosti novinky.

Na trhu je možné nalézt aplikace, které mimo předávání informací nabízí další užitečné funkce pro efektivní řízení firem – například elektronické zadávání a sledování plnění úkolů, elektronické rezervace či elektronické systémy pro evidenci majetku.

Možnost elektronické rezervace aut, objektů, elektroniky či dalších firemních předmětů je v dnešní době téměř nezbytností. Efektivní sdílení firemních pomůcek usnadní práci každému zaměstnanci a jednoznačně přispívá k lepšímu provozu firmy.

Elektronická rezervace

představuje pohodlnou a rychlou možnost zabezpečení si firemních pomůcek pro výkon své práce. Každý objekt určený k rezervaci má zpravidla vlastní kalendář, ve kterém je ihned vidět, zda je požadovaný objekt v určený termín k dispozici, případně kdo ho má v danou dobu zarezervovaný.

Důležitou funkcí pro provádění rezervací je také možnost nastavení opakované rezervace na určitou dobu – např. rezervace objektu každé druhé úterý v měsíci v určitou hodinu. Systém by měl také automaticky upozorňovat v případě zadávání duplicitní rezervace.

Pokud má být provádění rezervace opravdu efektivní, je důležité mít možnost nastavení různých variant přístupových práv ke každému rezervačnímu kalendáři, resp. rezervovanému objektu.

V ideálních aplikacích, které elektronické rezervace umožňují, je možné provádět neomezené množství rezervací – tj. vytvářet neomezený počet kalendářů pro libovolný počet předmětů k rezervaci.

Díky využívání elektronických rezervací má vedení firmy také dokonalý přehled, které rezervované předměty jsou využívané v hojné míře a které naopak vůbec, což může zohlednit při plánování nákupů pracovních pomůcek.

Možnost elektronických rezervací najdeme v různých aplikacích. Ideální je, pokud daná aplikace mimo rezervační funkci obsahuje i další praktické funkce, které přispějí k efektivnějšímu fungování firmy (např. sdílené kalendáře, adresáře apod.).

Zaznamenávání pozice je výhodné zejména ve firmách, v nichž se zaměstnanci pohybují mimo kancelář – to mohou být např. obchodní zástupci, řidiči, technici a další pracovníci pohybující se v terénu. Pokud si firma pořídí aplikaci pro záznam pozice zaměstnanců pomocí GPS, mají pak vedoucí pracovníci dokonalý přehled o tom, kde se jejich zaměstnanci v pracovní době nacházejí.

Díky zařízení pro záznam aktuální pozice je možné si nechat ve zvoleném termínu zobrazit pohyb vybraného uživatele (pokud měl na svém zařízení zapnuté zaznamenávání pozice). Na základě vyhodnocení pohybu zaměstnance pak mohou vedoucí pracovníci také zvážit lepší plánování tras zaměstnanců a optimalizovat tak výkon pracovní doby svých zaměstnanců.

Záznam aktuální pozice pomocí GPS

je většinou po nějakou dobu archivován a v případě potřeby je možné dohledat pohyb zaměstnance i zpětně.

Na trhu je možné nalézt různé varianty řešení pro záznam aktuální pozice. Buď je možné pořídit např. speciální zařízení pro záznam pozice uživatele (instalují se většinou přímo do firemního vozidla) nebo je možné pořídit aplikaci, která po stažení do mobilního zařízení uživatele začne pozici zaznamenávat.

Pokud se firma rozhodne pro pořízení aplikace pro záznam, zpravidla je nutné na zařízení uživatele instalovat danou aplikaci a následně zapnout zaznamenávání pozice. V případě potřeby (např. při konci pracovní doby) je samozřejmě možné zaznamenávání pozice ukončit.

Při výběru vhodné aplikace je třeba zejména přihlédnout k tomu, pro jaký typ operačního systému (android, IOS apod.) je aplikace vhodná.

Evidence knihy jízd v elektronické podobě patří k dalším praktickým pomocníkům, jež usnadní provoz a řízení firem. Navíc s sebou přináší úsporu času (nic není třeba vypisovat ručně) i finančních prostředků (odpadají náklady na pořizování papírových knih).

Elektronická evidence knihy jízd

umožňuje evidovat potřebné údaje související s jízdami firemních vozidel. Elektronické vedení knihy jízd je zcela srovnatelné s klasickým, tištěným způsobem vedení knihy jízd (podobné postupy), ale je pohodlnější a hospodárnější než vedení tištěné knihy jízd.

Elektronická kniha jízd zpravidla obsahuje následující informace:

• počet kilometrů, které má vozidlo najeto
• kdo, kdy a kam s ním naposledy jel
• z jakého důvodu bylo vozidlo použito
• kdy se tankovalo
• kolik kilometrů ujel řidič vozidla služebně a kolik soukromě

Další výhodou elektronické knihy jízd je, že v případě potřeby je možné si knihu jízd zobrazit či doplnit odkudkoliv (obvykle stačí pouze připojení k internetu) a není nutné čekat, až se dostanete k tištěné verzi knihy jízd. Dále zpravidla lze přednastavit počet ujetých kilometrů u tras, které se jezdí pravidelně (počet kilometrů se pak doplní automaticky).

V případě potřeby bývá možné stáhnout si přehled využívání vozidla za jednotlivé měsíce nebo jakoukoliv jízdu převést do tištěné podoby.

Možnost vedení knihy jízd elektronicky naleznete buď jako samostatnou aplikaci od různých dodavatelů, nebo se dá pořídit zároveň s dalšími praktickými funkcemi pro efektivní vedení firmy. Spolu s elektronickou knihou jízd můžete mít v aplikaci např. také elektronické schvalování dokumentů, elektronickou evidenci listinné pošty, elektronický systém evidence majetku či elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur a další.

Pro efektivní firemní plánování jsou sdílené kalendáře téměř nezbytností. Pomocí sdílených kalendářů můžete informovat relevantní zaměstnance o všech důležitých událostech, termínech, schůzkách, jednáních a dalších akcích.

Sdílené kalendáře

mohou být vytvořeny jak pro celou firmu, tak i pro jednotlivá oddělení či pracovní týmy. Díky sdílení událostí v kalendáři mají všichni zaměstnanci ihned přehled o veškerých zadaných termínech. V rámci vybraných aplikací, které sdílení kalendářů umožňují, mohou být o případných změnách v kalendáři relevantní uživatelé bezprostředně po provedení změny automaticky informováni, např. prostřednictvím e-mailové zprávy. Dále bývá možné vytvoření neomezeného množství sdílených kalendářů a k nim nastavení přístupových oprávnění pro jednotlivé zaměstnance – kalendář může být určen ke sdílení v rámci týmu či v rámci celé firmy, a to v režimu pouze pro čtení, nebo v režimu kdy mají ostatní povoleno záznamy v kalendáři měnit.

Pro jednotlivé záznamy v kalendáři je zpravidla také možné nastavit připomenutí (i pro více zaměstnanců) – v nastavenou dobu před akcí dorazí připomínka e-mailem.

Funkcionality sdílených kalendářů mohou být různé a záleží jen na konkrétních potřebách firmy, kterou aplikaci pro sdílení kalendářů využije. Tuto funkci lze nalézt buď samostatně nebo v rámci „balíčků“ s dalšími užitečnými funkcemi – např. sdílené adresáři, galeriemi (sdílení obrázků a fotografií), sdílenými nástěnkami (rychlé informování všech zaměstnanců) apod.

Automatické hlídání insolvencí a sledování nespolehlivých plátců DPH

může výrazně ulehčit administrativu firmám a zamezit případným dalším komplikacím a nepříjemnostem. Pokud si firma pořídí systém pro automatické sledování a hlídání insolvencí a nespolehlivých plátců DPH, sníží si tak riziko uzavírání nejistých obchodních vztahů.

Po zadání relevantních údajů k případným dodavatelům či dalším obchodním partnerům si systém zpravidla automaticky sleduje (např. s aktualizací každých 24 hodin), zda nedošlo u vybraného dodavatele ve sledovaných kritériích ke změně – pokud se tak stane, systém uživatele elektronicky upozorní na rizikový údaj.

Zápis v insolvenčním rejstříku získá subjekt, proti kterému je podán návrh na zahájení insolvenčního řízení. Pokud se takový subjekt (dodavatel) dostane do insolvenčního rejstříku, stává se pak rizikovým subjektem pro uzavírání dalších obchodních vztahů.

Automatické sledování informací o tom, zda dodavatel plní své povinnosti ve vztahu ke správě daně, také usnadní činnost nejedné firmě. Pokud totiž firma, která je plátcem DPH, odebere zboží nebo službu od nespolehlivého plátce DPH, ručí za nezaplacenou DPH z tohoto zdanitelného plnění za svého dodavatele, pokud byl v okamžiku uskutečnění plnění na seznamu nespolehlivých plátců DPH.

Existují také aplikace, které jsou schopny, kromě sledování insolvencí a spolehlivosti plátců DPH, ověřovat, zda obchodní partner uvedl povolená čísla bankovních účtů vedených u finančního úřadu. Pokud jste plátci DPH, tato funkce pro Vás bude rozhodně přínosná.

Investovat do aplikace, která bude výše uvedené údaje (tj. případné záznamy v insolvenčním rejstříku, v seznamu nespolehlivých plátců DPH či přehledu povolených čísel bankovních účtů vedených u finančního úřadu) se určitě vyplatí. Navíc je možné na trhu nalézt systémy, které řeší usnadnění provozu a řízení firem komplexněji (např. obsahují docházkové systémy, sdílené adresáře či kalendáře, elektronickou evidenci listinné pošty nebo elektronickou evidenci a schvalování přijatých faktur).